Datenschutzrichtlinie

1. Mitarbeiter und Auftragnehmer

Das Unternehmen erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten zu unseren Mitarbeitern, Bewerbern und Auftragnehmern sowie zu unseren ehemaligen Angestellten und Auftragnehmern. Zu personenbezogenen Daten zählt Folgendes: persönliche Angaben wie Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Bankkontodetails, nächste Familienangehörige, Kontodetails bei sozialen Netzwerken, Visums-/Ausweisdaten; Kontaktdetails wie Adresse und Telefonnummern; Mitarbeiteraktendetails wie Bestimmungen aus dem Arbeitsvertrag, Schulungen, Leistungsbeurteilungen, Beförderungen, Weiterentwicklungspläne, Angaben zum Verhalten und zu Disziplinarmaßnahmen, Arbeitsort, Lohnangaben, Bankkontodetails und Steuer- und Sozialversicherungsnummer, Sicherheitsfreigabe; Beschäftigungsverlauf/
Bewerbungsdetails wie Ausbildungs- und Arbeitshintergrund; redaktionelle oder journalistische Inhalte wie Links zu Arbeiten (z. B. Video- oder Audiodateien); medizinische Informationen wie Atteste oder Krankmeldungen; Informationen zur Familie wie Namen und Geburtsdaten von Kindern (z. B. dann relevant, wenn eine Person Elternzeit beantragt); für die Rente relevante Angaben; Details zu Mitgliedschaften in Gewerkschaften und leistungsbezogene Daten wie Leistungsbeurteilungen für Vorgesetzte, psychometrische Tests usw. Die vorstehende Liste ist nicht erschöpfend, deckt aber die häufigsten erfassten, genutzten und anderweitig verarbeiteten personenbezogenen Daten ab.

2. Lieferanten und Kunden

Das Unternehmen erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten zu Personen, die zu unseren Lieferanten und Kunden gehören und/oder mit diesen zusammenarbeiten. Diese personenbezogenen Daten umfassen z. B. Folgendes: personenbezogene Details wie Name, Titel, Position, Arbeitskennnummern, Abteilung, Geschäftsbereich (einschl. Kontaktdaten, die für Schulungen/Bestätigungen erfasst werden) und Kontaktdetails wie E-Mail-Adresse, Telefonnummern und Arbeitsstandort und Steuerinformationen wie MwST.-/Steuernummern.

3. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Die speziellen Kategorien personenbezogener Daten, die vom Unternehmen verarbeitet werden können, umfassen unter anderem gesundheitliche Daten, Informationen zu strafrechtlichen Verurteilungen und biometrische Daten. Das Unternehmen verarbeitet alle personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit Datenschutzgesetzen und insbesondere mit etwaigen speziellen Kategorien von personenbezogenen Daten.

Das Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten zu den Zwecken, zu denen sie eingeholt wurden.

Zu den häufigsten Beispielen für Gründe, aus denen das Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet, gehört Folgendes: Verwaltung von Gehaltszahlungen und Zusatzleistungen; HR-Leistungs- und Talentmanagement; Marketing und PR; Verbesserung von Geschäftsprodukten und -Dienstleistungen; Forschung und statistische Analysen; Geschäftsstrategie; interne Audits oder Untersuchungen; Verhinderung und Erkennung rechtswidrigen und/oder kriminellen Verhaltens gegenüber uns oder unseren Kunden und Mitarbeitern und/oder Erfüllung rechtlicher Pflichten. Von Zeit zu Zeit verarbeiten wir personenbezogene Daten auch aus anderen Gründen. Das Unternehmen versucht, sicherzustellen, dass die betroffenen Personen zum Zeitpunkt ihrer Einwilligung über die Gründe informiert werden, aus denen ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Ist dies nicht möglich, versucht das Unternehmen, sie sobald wie möglich nach der Verarbeitung personenbezogener Daten entsprechend aufzuklären. Einzelpersonen haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Das Unternehmen kann die personenbezogenen Daten verschiedener Personen (z. B. von Mitarbeitern, Auftragnehmern und Bewerbern) für Zwecke des Talentmanagements und der Personalauswertung verarbeiten. (Diese enthalten möglicherweise Anwesenheits- und Leistungsanalysen.)

Das Unternehmen führt solche Verarbeitungen durch, wenn: (a) dies ausdrücklich durch nationale Gesetze gestattet ist (unter anderem zur Überwachung von Betrug und Steuerhinterziehung); (b) dies für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist; oder (c) die jeweilige Person ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt hat.

Einzelpersonen stehen nach den Datenschutzgesetzen bestimmte Rechte zu.

1. Prüfung und Zugriff

Sie können bei uns eine Übersicht und eine Kopie zu Ihren personenbezogenen Daten anfordern, die wir verarbeiten oder die in unserem Auftrag verarbeitet werden;

2. Berichtigung/Ergänzung/Löschung

wenn Sie glauben, dass Ihre personenbezogenen Daten fehlerhaft oder unvollständig sind, sind Sie berechtigt, uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten zu ändern oder zu löschen;

3. Widerspruch

Sie können unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund unserer legitimen Verarbeitungsgründe widersprechen (siehe Abschnitt ‎2‎ oben);

4. Einschränkung

Sie können uns dazu auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, wenn Zweifel über die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten besteht, unsere Verarbeitung nicht rechtmäßig ist, Sie glauben, dass wir die personenbezogenen Daten nicht mehr brauchen, oder Sie der Verarbeitung widersprochen haben; und

5. Automatisierte Entscheidungsfindung

wenn das Unternehmen eine automatisierte Entscheidungsfindung betreibt (einschl. Profilerstellung), die sich wesentlich auf Sie auswirkt, können Sie einer solchen Entscheidungsfindung widersprechen.

Im Verfahren für individuelle Rechte des Unternehmens wird erklärt, wie die oben genannten Anfragen gestellt werden können und wie das Unternehmen mit diesen Anfragen umgeht.

Sicherheitsmaßnahmen

Das Unternehmen ergreift technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor unbefugter Vernichtung, Änderung, Offenlegung sowie vor unbefugtem Verlust, Erwerb oder Zugriff.

Personenbezogene Daten werden mithilfe von verschiedenen Sicherheitsmaßnahmen aufbewahrt, unter anderem physische Maßnahmen wie verschließbare Aktenschränke sowie unterschiedliche IT-Maßnahmen.

Weitere Informationen zu den Sicherheitsmaßnahmen des Unternehmens finden Sie in der Informationssicherheitsrichtlinie [und Anhang II].

Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten

Das Unternehmen behandelt Datenschutzverstöße in Übereinstimmung mit dem Verfahren bei Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Hinweise dazu, wie Sie eine Datenschutzverletzung erkennen und melden, finden Sie in unserem Verfahren bei Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten.

Von Zeit zu Zeit legt das Unternehmen personenbezogene Daten gegenüber Dritten offen oder gestattet Dritten den Zugriff auf personenbezogene Daten, die wir verarbeiten (z. B. wenn eine Strafverfolgungsbehörde oder eine andere Behörde einen legitimen Antrag auf Zugriff zu solchen Daten stellt).

Das Unternehmen kann auch wie folgt personenbezogene Daten weitergeben: (a) an ausgewählte Dritte wie Geschäftspartner, Lieferanten und Unterauftragnehmer; (b) an Dritte, wenn wir Geschäfte oder Vermögenswerte verkaufen oder erwerben; oder (c) wenn das Unternehmen rechtlich verpflichtet ist, personenbezogene Daten offenzulegen. Dazu gehört auch der Austausch von Informationen mit anderen Unternehmen und Organisationen im Rahmen der Betrugsprävention.

Wenn das Unternehmen Verträge mit Dritten zur Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Auftrag schließt, trägt es dafür Sorge, dass die vertraglich festgelegten Schutzmaßnahmen ergriffen werden. Zu den Beispielen hierfür gehören Kommunikationsanbieter, Gehaltsabrechnungsanbieter, Arbeitsgesundheitsanbieter, Marketing- oder Personalagenturen, Betreiber von Rechenzentren, die vom Unternehmen beauftragt werden, usw.

Das Unternehmen bewahrt personenbezogene Daten so lange auf, wie dies für die Zwecke, zu denen sie verarbeitet werden, für erforderlich erachtet wird. Personenbezogene Daten werden in Übereinstimmung mit den relevanten Gesetzen und Unternehmensrichtlinien aufbewahrt.

Von Zeit zu Zeit muss das Unternehmen die personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb des EWR übertragen. Eine solche Übertragung geschieht in Einklang mit den jeweils geltenden Datenschutzgesetzen. Das Unternehmen ergreift angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzrichtlinie behandelt werden, wenn eine Übertragung außerhalb des EWR erfolgt.

Das Unternehmen ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Der leitende Geschäftsführer des Unternehmens trägt die übergeordnete Verantwortung für die Einhaltung dieser Datenschutzrichtlinie durch das Unternehmen und ernennt einen primären Ansprechpartner für (i) die Verarbeitung personenbezogener Daten von aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens, (ii) die Verarbeitung personenbezogener Daten von geschäftlichen Ansprechpartnern und (iii) die Aufrechterhaltung der Sicherheit und Integrität der vom Unternehmen verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Legal und Compliance unterstützen das Unternehmen durch rechtliche Beratung und Hilfestellung bei der Auslegung von Datenschutzgesetzen und dieser Datenschutzrichtlinie auf lokaler Ebene.

Alle Mitarbeiter des Unternehmens müssen die jeweils aktuellste Fassung dieser Datenschutzrichtlinie einhalten. Wird festgestellt, dass ein Mitarbeiter mutwillig gegen diese Datenschutzrichtlinie verstoßen hat, können Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung gegen ihn eingeleitet werden.

Sie können zu dieser Datenschutzrichtlinie und/oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Frage stellen oder eine Beschwerde zu dieser Datenschutzrichtlinie einreichen, indem Sie sich unter datenschutz(at)quester.at an den CCM wenden. Zwar können Sie bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde bezüglich unserer Einhaltung der Datenschutzgesetze einreichen, wir möchten Sie aber bitten, sich zunächst an den CCM oder HR Manager zu wenden, damit wir Gelegenheit haben, auf Bedenken von Ihnen einzugehen.

Diese Richtlinie sollte zusammen mit den folgenden anderen Richtlinien und Verfahren gelesen werden:

Verfahren bei Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten
Verfahren für individuelle Rechte
Informationssicherheitsrichtlinie
Datenschutzerklärung für Website

Die in dieser Datenschutzrichtlinie verwendeten Begriffe haben die nachstehend angegebenen Bedeutungen:

„CCM“ ist der Compliance-Verantwortliche des Unternehmens für ein bestimmtes Land.

„Grenzüberschreitende Verarbeitung“ von Daten liegt vor, wenn: (a) wir in mehr als einem EU-Mitgliedstaat vertreten sind und in mehr als einem EU-Mitgliedstaat personenbezogene Daten verarbeiten; oder (b) wir personenbezogene Daten zwar nur in einem EU-Mitgliedstaat verarbeiten, dadurch jedoch natürliche Personen in mehr als einem EU-Mitgliedstaat erheblich beeinträchtigt werden (oder eine solche Beeinträchtigung wahrscheinlich ist).

„Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ bezeichnet eine Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden.

Der „Datenverantwortliche“ ist die verantwortliche Stelle, die über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und die Art und Weise dieser Verarbeitung entscheidet

„Datenverarbeiter“ ist diejenige Partei, die personenbezogene Daten im Auftrag des Datenverantwortlichen verarbeitet (beispielsweise ein Gehaltsabrechnungsdienstleister).

„Europäischer Wirtschaftsraum“ oder „EWR“ umfasst Österreich, Belgien, Bulgarien, die Republik Zypern, die Tschechische Republik, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Deutschland, Griechenland, Ungarn, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Polen, Portugal, Rumänien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Schweden, Großbritannien, Island, Liechtenstein und Norwegen.

Als „personenbezogene Daten“ werden alle Informationen eine lebende natürliche Person betreffend bezeichnet, die eine Identifizierung dieser Person erlauben würden. Eine Person ist identifizierbar, wenn sich durch die Daten ohne allzu große Mühen Rückschlüsse auf ihre Identität ziehen lassen. Zu personenbezogenen Daten gehören unter anderem:

Mitarbeiter und Auftragnehmer

• Persönliche Angaben wie Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Bankkontodetails, nächste Familienangehörige, Kontodetails bei sozialen Netzwerken;
• Kontaktdetails wie Adresse und Telefonnummern;
• Mitarbeiteraktendetails wie Bestimmungen aus dem Arbeitsvertrag, Schulungen, Leistungsbeurteilungen, Beförderungen, Weiterentwicklungspläne, Angaben zum Verhalten und zu Disziplinarmaßnahmen, Arbeitsort, Lohnangaben, Bankkontodetails und Steuernummer und persönliche Kennnummern wie die Sozialversicherungsnummer;
• Beschäftigungsverlauf/Bewerbungsdetails wie Ausbildungs- und Arbeitshintergrund;
• Redaktionelle oder journalistische Inhalte wie Links zu Arbeiten (z. B. Video- oder Audiodateien);
• Medizinische Informationen wie Atteste oder Krankmeldungen;
• Informationen zur Familie wie Namen und Geburtsdaten von Kindern (z. B. dann relevant, wenn eine Person Elternzeit beantragt);
• Für die Rente relevante Angaben;
• Details zu Mitgliedschaften in Gewerkschaften und
• Leistungsbezogene Daten wie Leistungsbeurteilungen für Vorgesetzte, psychometrische Tests usw.

Lieferanten und Kunden

• Personenbezogene Details wie Name, Titel, Position, Arbeitskennnummern, Abteilung, Geschäftsbereich;
• Kontaktdetails wie Adresse und Telefonnummern;
  Arbeitsort und
• Steuerinformationen wie MwSt.-/Steuernummern.

Die „Verarbeitung“ von Daten umfasst die Erhebung, Verwendung, Erfassung, das Organisieren, Verändern, Offenlegen, Zerstören oder Aufbewahren von personenbezogenen Daten in jeglicher Form. Dabei kann diese Verarbeitung sowohl manuell als auch unter Verwendung automatisierter Systeme wie etwa informationstechnologischer Systeme erfolgen; „Verarbeitung“ und „Verarbeiten“ von Daten sind in diesem Sinne zu verstehen.

Als „Profiling“ wird die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Bewertung einzelner Aspekte eine natürliche Person betreffend bezeichnet, um beispielsweise die Leistungsfähigkeit, bestimmte Entscheidungen oder Verhaltensweisen dieser natürlichen Person analysieren oder vorhersagen zu können.

„Besondere Kategorien personenbezogener Daten“ sind Arten personenbezogener Daten, die Rückschlüsse auf die folgenden Aspekte eine natürliche Person betreffend erlauben: rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit. Besondere Kategorien personenbezogener Daten umfassen zudem die Verarbeitung genetischer Informationen, biometrischer Daten (beispielsweise von Fingerabdrücken oder Gesichtsbildern), Daten zu Gesundheit und Sexualleben sowie sexueller Orientierung und sämtliche personenbezogenen Daten strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten betreffend.

Dieser Anhang enthält zusätzliche Informationen zu der Art und Weise, in der das Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet.

1. Entsprechende lokale Gesetze und Datenschutzbeauftragter
In diesem Anhang bezieht sich „Datenschutzgesetze“ auf die Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) und das österreichische Datenschutz-Anpassungsgesetz 2018.

In Hinblick auf das Unternehmen ist die zuständige lokale Datenschutzbehörde: Österreichische Datenschutzbehörde, Wickenburgg. 8, 1080 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0

2. Vom Unternehmen verarbeitete personenbezogene Daten
Neben den Kategorien personenbezogener Daten, die in Abschnitt 1 der Datenschutzrichtlinie erläutert werden, verarbeitet das Unternehmen auch die folgenden Kategorien personenbezogener Daten: Kreditversicherungs- und Bonitätsdaten für Kundenkonten mit Kreditrahmen, GPS Ortungsdaten und Tachoaufzeichnungen bei LKW‘s, elektronische Arbeitszeitaufzeichnung (kommt, geht, Pause, Abwesenheiten), Mitarbeiter Login Daten für zugewiesene Programme, Kennzeichen, Fahrzeugdetails und Führerscheindaten für MitarbeiterInnen mit Dienstwagen;

3. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten
Neben den in Abschnitt 2 der Datenschutzrichtlinie erläuterten Zwecken verarbeitet das Unternehmen personenbezogene Daten für die folgenden zusätzlichen Zwecke: Risikomanagement für Kreditrahmen;

4. Profiling
Das Unternehmen führt die folgenden Arten von Profiling durch: keine

5. Sicherheitsmaßnahmen
Das Unternehmen ergreift die folgenden zusätzlichen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor unbefugter Vernichtung, Änderung, Offenlegung sowie vor unbefugtem Verlust, Erwerb oder Zugriff: regelmäßige Softwareupdates, Verwendung von aktueller Technik, Zugang nur durch eindeutige und genehmigte Benutzer mit Passwortschutz, regelmäßige Überprüfung der Zugangsberechtigungen;

6. Offenlegung personenbezogener Daten gegenüber Dritten
Das Unternehmen legt personenbezogene Daten gegenüber den folgenden zusätzlichen Kategorien von Dritten für die nachfolgend erläuterten Zwecke offen bzw. räumt diesen Dritten den Zugriff darauf ein: keine

7. Datenaufbewahrungsfristen
Das Unternehmen bewahrt personenbezogene Daten gemäß folgender Kriterien auf: Geschäftsbeziehung aktiv/passiv, gesetzliche Fristen, Erfüllung von Verträgen, Reklamations- und Gewährleistungsfristen, aktive bzw. ausgetretene MitarbeiterInnen, laufende bzw. abgeschlossene Bewerbungen; dabei werden die gesetzlichen Vorgaben von Rechnungswesen, Steuer- und Zollrecht, Vertragswesen und Arbeitsverhältnisse berücksichtigt;

8. Datenübertragung
Das Unternehmen überträgt personenbezogene Daten für die nachstehend genannten Zwecke sowie unter Anwendung der genannten rechtlichen Schutzmaßnahmen (die als Kopie beim [CCM] erhältlich sind) an die folgenden Standorte außerhalb des EWR: keine

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Zudem sammeln wir Informationen über Ihren Computer-Browser, einschließlich IP-Adresse des Computers und Standort einer Person, Browsertyp, Betriebssystem und von Ihnen besuchte Webseiten. Falls Sie mittels eines mobilen oder anderen Geräts auf unsere Website zugreifen, können wir eine eindeutige in diesem Gerät enthaltene Geräte-ID (UDI) sammeln. Mithilfe dieser Informationen können wir Inhalte und Dienstleistungen für dieses Gerät entsprechend anzeigen und formatieren.

Wenn Sie unsere Website durchsuchen, können wir anonyme Informationen darüber erheben, wo Sie sind und wie Sie auf unserer Website navigieren und diese verwenden. Wir werden diese Informationen nutzen, um die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit der Website zu verbessern, damit wir den Datenverkehr auf der Website nachverfolgen können.

Wir werden Ihre Informationen ohne Ihre Einwilligung nicht an Dritte weiterleiten, sofern dies nicht durch Gesetze oder eine Regierungsbehörde vorgeschrieben ist.

Wir haben uns verpflichtet, Ihre Informationen sicher aufzubewahren. Dafür wenden wir angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen an, um dem Verlust von oder dem unberechtigten Zugriff auf Ihre Informationen vorzubeugen.

Sie können sich jederzeit an uns wenden, um zu erfahren, welche Informationen wir über Sie speichern, oder um eine Kopie anzufordern. Wenn Sie von uns verlangen, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen, sollten Sie uns darüber informieren. Wenn Sie der Meinung sind, dass unsere Informationen fehlerhaft oder unvollständig sind, werden wir diese gerne berichtigen.

Wenn Sie einen der oben genannten Punkte beantragen möchten oder eine Frage zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an datenschutz@quester.at.

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